Você costuma usar um diário de obra nos seus projetos?
O acompanhamento de uma obra é um processo complexo, detalhado e trabalhoso, que passa por inúmeras etapas.
As etapas passam pelo planejamento de cada estágio de execução, a compra de materiais, o cumprimento de prazos, o respeito ao orçamento, a coordenação da equipe e a redução de desperdícios e retrabalhos, além de um controle rigoroso da qualidade.
Para que nada saia do controle, o mais seguro é garantir que todas as atividades sejam diariamente registradas, organizadas e analisadas.
Por isso, é essencial adotar o diário de obra, e o que torna seu uso ainda mais produtivo é adotá-lo na versão digital.
Adotar um diário digital pode ser uma ótima solução para tornar o gerenciamento da construção mais rápido, prático e eficiente.
Por meio de ferramentas virtuais, os registros são feitos de forma mais célere, tornando as rotinas de trabalho mais ágeis e aumentando a produtividade geral da sua equipe!
Neste artigo, iremos mostrar o que é de fato um diário de obra e como um diário digital pode beneficiar na sua gestão de obras. Vamos lá?
O que é RDO (ou diário de obra) e qual sua finalidade?
O diário de obra, também conhecimento como Relatório Diário de Obra (RDO), é uma ferramenta de apoio essencial à gestão dos trabalhos de engenharia e construção civil.
É um documento no qual são descritos os serviços executados no canteiro de obras, seus avanços, impedimentos, problemas, como também a disponibilidade ou necessidade de aquisição de materiais e qualquer outra informação ou acontecimento que seja relevante para o andamento do projeto.
A finalidade do relatório de obra é acompanhar o planejamento e execução, controlar gastos e prever despesas, desde o início até a entrega do projeto.
Como o próprio nome sugere, essa ferramenta deve ser usada todos os dias, o que quer dizer que tudo o que acontece na obra precisa ser registrado.
Além disso, esse documento também funciona como um instrumento formal, relativo às questões legais da construção civil. Por esse motivo, o diário de obra é exigido na maioria dos contratos do ramo.
O que é o RDO digital?
O diário de obra digital é uma tecnologia que auxilia de forma eficaz na administração de obras e de serviços que podem ser acessados por meio de plataformas on-line e dispositivos móveis.
Essa ferramenta on-line melhora o processo de organização dos dados e das informações sobre as obras e facilita o processo de elaboração de outros relatórios e documentos.
O engenheiro troca a prancheta e caneta por um computador, celular ou tablet e faz o preenchimento dos dados solicitados em um aplicativo, em tempo real, de onde estiver.
Dessa forma, todas as informações estão seguras e automaticamente salvas na nuvem, podendo ser acessadas a qualquer momento.
Quais são as vantagens de um diário de obra digital na minha construção?
O diário de obra fornece uma série de benefícios aos projetos. Além de simplificar e organizar os processos e as etapas de um projeto, reduz o ruído na comunicação entre o canteiro de obra e o escritório, além de gerar insights para a equipe por meio de dados eficientes, entre outras vantagens.
Confira as principais vantagens e por que manter o diário de obras é importante.
Maior controle das informações
Vamos pensar numa situação hipotética na qual o cliente exige saber mais detalhes sobre alguma etapa ou processo específico da obra.
Se a construtora faz o preenchimento do diário de obra em papel ou planilha de Excel, na melhor das hipóteses, o engenheiro responsável será consultado, e as informações serão passadas para o cliente somente quando ele puder verificá-las.
Mas e se algo acontecer com aquele papel que fica na prancheta do engenheiro, no qual consta justamente a informação que o cliente pediu com urgência? Ou se algo acontecer com o computador no qual as planilhas estão sendo editadas?
Ainda que as planilhas sejam salvas na nuvem, elas são de fácil acesso e práticas para o entendimento das informações?
Tudo isso pode ser evitado se o diário de obra for digital! O engenheiro pode ir preenchendo o diário em horários diferentes do dia e tanto o escritório quanto o cliente podem ter acesso às informações em tempo real.
Registro das atividades em um só lugar
O diário de obra opera também enquanto documento comprobatório que valida e prova a veracidade de informações que possam ser questionadas, e até mesmo sinaliza o que de fato foi realizado.
Utilizando um diário digital, é simples e automática a geração de relatórios que comprovem informações como a quantidade de horas trabalhadas; quais os profissionais que estavam envolvidos em determinada obra; quais atividades foram concluídas e quais ainda estão em andamento; status dos equipamentos em uso; e principalmente os registros das não conformidades.
Isso garante que seja possível comprovar que as etapas foram executadas conforme as especificações presentes no planejamento e identificar os gastos e os motivos pelos quais situações indesejadas podem ter ocorrido.
A ferramenta RDO digital possibilita até mesmo que um gestor possa acompanhar mais de uma obra ao mesmo tempo, conferindo as informações inseridas e corrigindo equívocos, elaborando adequações e solicitando materiais ou o que mais for necessário a tempo.
Aumento de produtividade
Infelizmente, não é incomum que no Brasil haja uma série de obras iniciadas e não concluídas em diversas cidades.
Isso ocorre por dois fatores principais: planejamento mal executado e falta de acompanhamento das atividades da obra.
Pensando num cenário em que todas as atividades são devidamente registradas, as necessidades são supridas em tempo hábil e as etapas da obra, consequentemente, finalizadas de forma mais ágil.
Isso ocorre porque todo esse cenário mais seguro e organizado aprimora os processos e aumenta a produtividade da equipe.
Diário de obra digital: as principais dúvidas!
As principais questões que surgem quanto ao diário de obra normalmente estão relacionadas às informações que devem ser preenchidas.
A verdade é que não existe uma fórmula exata a ser seguida, pois cada construtora, assim como cada cliente, cada projeto e cada empreendimento tem suas especificidades.
Entretanto, podemos falar sobre informações comuns a todas as construções que devem compor o RDO para comprovações e análises futuras.
O que normalmente é registrado no diário de obras?
É fundamental que cada RDO tenha um número único e que fique registrada a data em que foi criado. Isso facilitará acessos futuros e comprovação de informações.
Também é muito importante que no diário conste os principais dados da obra, como:
- contratante da obra;
- prazo do contrato;
- prazo decorrido; e
- endereço.
Informações sobre o clima também devem ser registradas diariamente, pois podem contribuir para a análise de situações que possam ter sido provocadas por fatores como fortes chuvas, por exemplo.
Igualmente devem ser registrados quais materiais foram utilizados por dia, assim como quais serviços estão paralisados e por quê, quais são as condições presentes que não haviam sido previstas e demais ocorrências, como falta de energia, de água, acidente de trabalho etc.
Deve haver um espaço também para que fotos da obra possam ser anexadas todos os dias e um local para que o responsável escreva comentários sobre as informações inseridas.
Não menos importante, é necessário que o engenheiro responsável assine para comprovar que está ciente e acompanhando todas as informações e situações descritas.
Resumindo, o RDO precisa ter:
- cronograma;
- descrição dos imprevistos;
- descrição de medidas preventivas com base nas ocorrências;
- condições de tempo;
- mão de obra: presença e desempenho;
- equipamentos;
- status das atividades;
- materiais recebidos;
- fotos; e
- comentários.
O preenchimento do diário de obra é obrigatório?
Embora o uso do diário de obra não seja obrigatório para todas as obras, é altamente recomendado que essa ferramenta seja utilizada, sem distinção, entre os tipos de construção.
Vale ressaltar aqui que existe um documento chamado Livro de Ordem, que garante a rastreabilidade dos empreendimentos. Esse documento é obrigatório para todas as construções, segundo determinação do Conselho Federal de Engenharia e Agronomia (Confea).
O mais interessante é que muitas das informações que devem ser preenchidas nesse documento são as mesmas comumente presentes no diário de obra.
Dessa forma, além de todos os benefícios já citados anteriormente ao adotar o uso de RDO, ainda podemos contar com mais este, que garante o preenchimento de documentos obrigatórios sem muitos esforços e complicações.
Quem deve preencher as informações do diário de obras digital?
A pessoa ideal para ficar com a tarefa de preencher o diário de obra diariamente é o engenheiro responsável pela construção.
Em alguns casos é possível até ter a presença de um estagiário que ao longo do dia toma nota de todas as informações sobre os acontecimentos e no final do expediente as entrega ao engenheiro para o devido preenchimento.
Nesse caso, o engenheiro recebe o auxílio de outra pessoa, mas deve ser o responsável por tal tarefa, pois ao passo em que vai preenchendo, vai também verificando se as atividades, etapas e ações estão ocorrendo de acordo com o que foi previamente planejado.
Para implementar um diário de obra digital em sua construtora, é preciso investir em tecnologia. Um software desse tipo dinamiza a gestão das tarefas, aprimora processos e aumenta a produtividade.
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Com o gerenciamento de medições você não perde nenhum detalhe dos serviços prestados. Assim, o status de todo o processo é registrado e fica disponível para consulta a qualquer momento, por meio de uma única plataforma digital.
Com a tecnologia Stant basta um smartphone para que você possa, de forma simples, acessar cada processo e conferir se o serviço prestado foi devidamente finalizado, eliminando as pilhas de papéis com registros e plantas e evitando o ruído nas informações compartilhadas entre o canteiro de obras e o escritório!
Além disso, o sistema registra o tempo de duração do projeto e a condição climática do dia, facilitando a melhor gestão da produção e a atividade no local da obra.
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